Armadilhas da tecnologia – parte I

tecnologiaComo profissional você sabe que pequenas tarefas podem somar-se rapidamente e duplicar de tamanho. E-mails que não são respondidos dentro do tempo e tarefas administrativas que demoram mais que o previsto, por exemplo, deixam pouco tempo para lidar com coisas mais relevantes e que pedem um tempo maior de dedicação. É muito comum que os pequenos empresários tentem ignorar ou evitar problemas relacionados à tecnologia porque aparentemente são complexos. Um pequeno contratempo tecnológico pode levar à perda de dados críticos, falha de hardware ou violação de segurança.

Por que aprender da maneira mais difícil? Se você tiver as informações corretas para evitar essas armadilhas pode proteger seu negócio e prevenir eventos catastróficos. Iniciamos hoje uma série de dois posts que vão desviar você dos problemas tecnológicos e, conseqüentemente, manter sua empresa mais segura.

ERRO 1: Desprezar o backup
Cerca de 70% das pequenas empresas que sofrem grande perda de dados fecham no prazo de um ano. Isso não quer dizer que a perda de dados sozinha pode causar a falência da sua empresa, mas a questão é que a perda de dados é cara e a recuperação pode ser extremamente demorada. Para se ter uma ideia, pode-se levar 19 dias e gastar US$ 17.000 para recriar apenas 20 MB de dados contábeis e de vendas perdidos, e 42 dias e US$ 98.000 para introduzir dados de engenharia que foram perdidos. E nem está se contando a perda de produtividade e receita, juntamente com os danos à reputação de uma empresa quando ela não consegue respeitar os prazos finais ou cumprir obrigações.

Como observa Jim Gutman, um profissional dono de uma franquia da GEEK, seus dados estão sempre em risco: “A questão não é se (a perda de dados) irá acontecer, mas quando”, afirma ele. Talvez seja assim porque, de acordo com um levantamento conduzido pela Contingency Planning & Strategic Research Corp., não é feito backup regular em 95% das estações de trabalho das empresas . Então, a pergunta é, se ocorrer perda de dados, você tem um plano de backup?

Se o seu computador estiver equipado com o Windows 7 Professional, você já possui proteção interna. Apenas configurando as tarefas Backup e Restauração, seu computador estará automaticamente protegido. Basta você selecionar quais arquivos, pastas, bibliotecas e unidades que precisam de backup — e em que intervalos — e o recurso funcionará automaticamente. Você também pode decidir se quer armazenar os dados em um local da rede, em armazenamento anexado à rede ou em outro computador da sua rede.

ERRO 2: Economizar em segurança
“A Web se tornou o vetor de ataque da vez”, afirma o diretor de pesquisa de uma empresa de desenvolvimento de software líder em segurança. E computadores desprotegidos podem ficar infectados em 8 segundos após ser conectados à Internet, de acordo com um relatório da BBC.

Evidentemente, os custos de um computador vulnerável se estendem muito além da despesa inicial de recuperação. Você se defronta com o bloqueio dos computadores infectados para apagar até a última incidência do vírus, e ao mesmo tempo examina os computadores que não parecem estar contaminados. Tudo isso leva a um tempo de inatividade desgastante para toda a sua organização.
E o que aconteceria se os dados (como as informações confidenciais de clientes) ficassem comprometidos? De acordo com um estudo, 30% das empresas que sobreviveram afirmaram que uma importante violação de segurança tinha o potencial de arruinar totalmente o negócio. Para piorar ainda mais a situação, você também pode ser responsabilizado por qualquer informação que venha a vazar — mesmo que você não seja diretamente responsável.

Com o Windows 7 Professional, você obtém a criptografia avançada de dados com o Encrypting File System (EFS). Quando você criptografa uma pasta com esse recurso, todos os arquivos armazenados ou criados nessa pasta serão automaticamente criptografados — e se usuários não autorizados tiverem acesso ao seu computador, não serão capazes de recuperar seus arquivos protegidos.

ERRO 3: Perder de vista aquilo que lhe pertence
Você consegue dizer quantas licenças de software ou quantos computadores você possui em sua organização? Se você é como a maioria dos pequenos empresários, provavelmente a resposta é “não” e isso pode causar sérios problemas, como a incapacidade de reunir as condições para obter um empréstimo ou outro financiamento (a maioria dos empréstimos das pequenas empresas é garantida pelos ativos do negócio), ou simplesmente não ser capaz de estimar custos de forma precisa ou planejar uma atualização do sistema operacional no tempo certo.

Para muitas empresas baseadas em serviços, como aquelas que trabalham com o mercado financeiro, a área jurídica ou de assistência médica, o aumento de medidas regulamentares podem requerer que os proprietários de negócios monitorem ativos como a infraestrutura de rede mais de perto do que nunca. Como Jane Disbrow, analista da Gartner, afirma: “Se você não sabe em que local estão seus laptops e seu software, como pode afirmar para os agentes reguladores que as informações dos clientes estão sendo mantidas em privacidade?”

O gerenciamento de ativos é uma tarefa crítica para as pequenas empresas. Dependendo do tamanho, há uma série de abordagens, desde o simples uso de uma planilha para acompanhar os ativos, até investir em um programa que permite a você facilmente reunir, classificar e atualizar seu inventário crítico de negócios.

Quando você tiver todos os dados certos compilados e armazenados, lembre-se de fazer o backup deles (com o Backup e Restauração Avançados do Windows 7 Professional) e criptografá-los (usando o Encrypting File System do Windows 7 Professional) para segurança adicional e fácil recuperação.

ERRO 4: Deixar de se adaptar à tecnologia
Escolher a tecnologia certa para a sua empresa nem sempre é simples, mas o tempo gasto para ter certeza do que vai comprar e usar será compensador. Tudo começa com um entendimento fundamental do que você e seus funcionários necessitam para realizar as tarefas da forma mais rápida e eficaz possível. Quanto poder de processamento você realmente precisa? Quais são os recursos mais importantes dos laptops que você está comprando para a sua equipe de vendas? Uma tela sensível ao toque ajudará os funcionários a realizar seu trabalho mais rápido e assim economizar tempo e dinheiro?

Como Brian Roach, presidente e CEO da Evolve Technologies sugere, “Comprar um equipamento é como comprar uma casa.” Isso ocorre porque as compras de produtos tecnológicos são um importante investimento e requer uma análise criteriosa não apenas dos custos, mas também de como os benefícios irão ajudá-lo a maximizar a produtividade. Por exemplo, designers gráficos podem achar que mais poder de processamento, elementos gráficos de alta tecnologia e mesmo telas sensíveis ao toque valem o que custam, enquanto que uma empresa de serviços financeiros pode optar pelo poder de processamento e por um disco rígido maior, mas ignorar os elementos gráficos e a tela sensível ao toque.

Você pode aproveitar os fóruns online e as ferramentas que ajudam a entender as opções disponíveis para que você possa tomar uma decisão fundamentada.

ERRO 5: Desperdiçar tempo com treinamento ineficiente
Possuir a tecnologia certa para a sua empresa é importante, mas se a sua equipe não tiver o treinamento adequado para executar as tarefas rotineiras, a produtividade pode ficar comprometida e os clientes podem não receber o tipo de suporte e serviço que precisam.

E como o treinamento leva certo tempo, pode se tornar uma baixa prioridade. De acordo com um artigo da Tech Republic, “Estima-se que o pessoal de escritório conheça menos de 20% dos recursos disponíveis dos aplicativos que usa. Isso significa que 80% dos recursos que economizam tempo, das funções que reduzem custos permanecem não utilizadas.” Quando um novo funcionário é introduzido na empresa, esse assunto pode ser ampliado, já que há muito para ensinar em um curto espaço de tempo.

O Windows 7 Professional é um sistema operacional intuitivo, fácil de aprender para novos usuários, o que significa que você pode fazer uma transição direta da sua equipe. E com o Gravador de Passos, você pode reduzir o tempo gasto com treinamento de funcionários para executar tarefas diárias. O Gravador de Passos possibilita gravar as interações com programas e aplicativos, anotá-las e salvá-las, e depois compartilhar as informações com os funcionários. Um bom exemplo: Quando Matt Lun, da empresa de recrutamento e seleção Elite Personnel, precisou encontrar uma maneira de mostrar aos funcionários como e onde salvar currículos, ele aproveitou o Gravador de Passos e obteve “uma ferramenta para criar materiais de referência de forma muito rápida”. Em outras palavras, com o Gravador de Passos, seus funcionários obtêm o treinamento que precisam, enquanto você fica livre para manter o foco em seu negócio.

Fonte:Thiago Ghougassian

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  1. Armadilhas da tecnologia – parte II « Desmonta & CIA - 7 junho 2011

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