Organize sua TI

Organize sua TIO desenvolvimento e crescimento das empresas, particularmente quando uma pequena empresa começa a crescer traz desafios para a área de TI.

A área de TI das pequenas empresas é muitas vezes menosprezada. Computador? O mais barato que tiver, pode ser segunda-mão ou trazido da casa do chefe, talvez quando o seu filho o trocou por outro que seja melhor para rodar os jogos do momento. Windows original? Isso existe?

Mas se esta empresa, que começou com uma TI desorganizada desse jeito, entretanto começou a evoluir e crescer ao ponto de ter um profissional de TI interno, não estará na hora de organizar a casa?

O problema é que muitas vezes o profissional de TI se vê no apuro, apagando incêndios e socorrendo todo o mundo, fazendo até tarefas que não seriam de sua competência, mas que como “domína o computador” acaba sendo a melhor pessoa para sua realização. A par disso a TI continua não sendo prioridade nessa empresa e o orçamento para TI é baixo ou inexistente.

Como organizar então a TI?

Começemos por etapas.

Etapa 1 – Começe por verificar o estado e condições do equipamento informático. Verifique as estações de trabalho e servidores (se houver). É fundamental que os servidores contenham apenas aplicativos de servidor e não sejam acessados pelos funcionários (pode parecer incrível, mas em muitas pequenas empresas o servidor é tratado como se fosse outro computador qualquer). Tente otimizar os computadores (formatar o sistema operacional e reinstalar é interessante em muitos casos) se não for possível melhorar o hardware.

Etapa 2 – Confirme se todo o computador tem antivirus e se ele está ativo. Faça uma listagem de todos os computadores com detalhes completos como por exemplo: memória instalada, hdd, tipo de sistema operacional, qual o service pack, se tem ou não antivirus/office/etc, qual o processador, se o software está licenciado ou é pirata, endereço IP (se for IP fixo) e qualquer outro dado que você ache relevante.

Etapa 3 – Reveja como está o licenciamento dos produtos, principalmente sistema operacional e antivírus. Se tiver que efetuar licenciamento de produtos que se encontram irregulares faça uma planilha e planeje uma compra faseada. Dessa forma não irá apresentar um valor imenso para seu chefe e sim pequenas parcelas mensais, explique da importância do licenciamento e das penalidades legais do uso de software pirata.

Etapa 4 – Começe a listar todas as tarefas do departamento de TI e sua periodicidade (isso irá ajudá-lo a não perder prazos e mais tarde na elaboração de manuais de procedimentos).

Etapa 5 – Instale um software de controlo remoto nos computadores (por exemplo: VNC) ou ative a opção de Remote Desktop do sistema operacional. Isso permite que da sua mesa você controle o computador e possa efetuar tarefas de manutenção – agilizando seu atendimento.

Etapa 6 – Pense em implementar um sistema de controle de atendimentos/chamados. Existem opções gratuítas open source que poderá usar. Isso lhe ajudará a não falhar os atendimentos e também a priorizar os chamados mais urgentes. Os relatórios podem servir para demonstrar o trabalho realizado – o que pode ajudar, por exemplo, na contratação de mais um profissional.

Etapa 7 – Documente tudo o que puder. Isso irá ajudá-lo no futuro (isso incluí senhas de administrador e de manutenção). Tente elaborar um mapa da rede.

Etapa 8 – Começe a obter informações sobre boas práticas em tecnologia da informação. Conheça o que é a ITIL – faça um curso se puder.

Etapa 9 – Aplique o conhecimento obtido em 8. =)

Etapa 10 – Elabore manuais de procedimentos operacionais.

Etapa 11 – Entenda o que os outros departamentos estão fazendo e proponha formas e métodos para agilizar e melhorar o trabalho desses departamentos. Às vezes existe sobretrabalho que poderia facilmente ser evitado com a ajuda da TI. – Você sabe como melhorar isso, seus colegas muitas vezes não. (Apesar de não ser ligado diretamento ao depto. de TI, essa dica pode ajudar em muito seu depto).

Etapa 12 – Utilize a metodologia PDCA – Planejar, Executar, Verificar, Atuar. Ou seja, faça o planejamento das atividades do departamento e dos passos listados acima, execute o seu planejamento, verifique a sua execução e o que pode ser melhorado e atue em cima dessa melhora. Quando terminar, comece o ciclo de novo.

Estas dicas são somente algumas ideias do que um profissional de TI em uma pequena empresa pode fazer para melhorar a estrutura e a organização do seu departamento. Não existe uma regra ou fórmula mágica e os passo acima não têm uma ordem especifica para ser seguida.

Fonte: Eduardo Marques

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