O Planejamento de Projetos no Universo das Redes de Comunicação

PlanejamentoO planejamento de projetos requer conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas que possibilitem alcançar ou exceder as necessidades e as expectativas dos seus empreendedores. A necessidade de planejamento é algo que a maioria dos profissionais de redes comenta, entende do que se trata, discursa e discute a respeito até com certa propriedade, muitas vezes buscando demonstrar um profundo conhecimento. No entanto, são poucos aqueles que realmente planejam ou executam seus planos e atividades, ou seja, os que organizam seus passos utilizando metodologia, pesquisa e bom senso no planejamento.

É claro que ter tudo sobre controle, tudo organizado o tempo todo é uma utopia. Há toda uma miríade de problemas diários, cumprimento de prazos, ações que dependem de terceiros e outros fatores que afetam qualquer planejamento. Mas, independentemente desses fatores, planejar nunca deixou de ser tão importante ou vital na maioria das questões relativas ao projeto de redes de comunicação. Planejar sempre que possível é a questão fundamental. Tudo o que é feito sem o mínimo de planejamento tem alguma chance de dar certo e uma grande chance de dar muito errado ou, no mínimo, apresentar inúmeros resultados inesperados.

Por outro lado, pesquisar também faz parte da atividade de planejamento e, geralmente, é onde começa a elaboração de qualquer projeto. Planejar uma rede de comunicação requer um estudo minucioso das condições do local, da infra-estrutura existente, equipamentos, levantamento do perfil dos usuários e das aplicações que serão usadas, dentre outros. Esta pesquisa é o que conhecemos por "site survey".

Um projeto é definido formalmente como um trabalho não repetitivo e temporário caracterizado por uma seqüência clara e lógica de eventos (possui data para início e término), tendo como finalidade produzir um bem (produto ou serviço) com características próprias que o diferenciam de outros que, eventualmente, já existam, sendo conduzido por pessoas, dentro de parâmetros de tempo, custo, recursos e qualidade. Projetos bem estruturados garantem o retorno esperado, dentro do tempo e orçamento determinados. Respostas a perguntas simples podem ser o divisor de águas entre o bom e o mau planejamento de um projeto:

  • Quais os motivos para a implantação do projeto?
  • Qual o limite do orçamento para este investimento?
  • Os envolvidos detém o conhecimento necessário para realizar o projeto?
  • Há recursos materiais e humanos disponíveis?
  • Todas as etapas necessárias à execução do projeto são bem conhecidas e dominadas por todos os envolvidos?
  • Quanto tempo para executar todas as atividades? Esse tempo é coerente?

Questionamentos como estes são sempre necessários. O problema é que há uma tendência a limitar o planejamento e pesquisar pouco sobre as atividades envolvidas. Toda atividade de pesquisa ajuda a selecionar fontes de informação confiáveis, ajudando na obtenção de resultados positivos. Ou seja, o profissional que deseja planejar, deve aprender a pesquisar.

As fases de um projeto dependem do que se precisa versus o que se quer e quanto custa, ou seja, a relação equilibrada entre recursos, benefícios e custos. Muitas vezes a razão para um retorno negativo após a conclusão de um projeto está em uma falha ocorrida no planejamento, no momento de se fazer três estimativas importantes: o custo para a implantação, os benefícios a serem alcançados e os recursos disponíveis. Para que um projeto seja viável, ele deve prover benefícios que excedam os custos e não deve vincular custos que excedam os recursos disponíveis (Figura 1).

Entretanto, muitas vezes o que prevalece quando um projeto de rede é implementado é o custo, desequilibrando a relação com os demais fatores. Talvez isso ocorra porque os responsáveis pela escolha das soluções estejam vinculados a uma atividade mais administrativa do que técnica, ou porque boa parte dos técnicos acredita que este aspecto (o financeiro) não faz parte do escopo de sua atividade. Em outros momentos, a falta de conhecimento e oportunidade de um envolvimento maior na fase de pesquisa acabam conduzindo para esse mesmo caminho. Na ânsia de chegar aos requisitos técnicos, algumas vezes os projetistas ignoram detalhes não técnicos, e isto é um grande equívoco para o sucesso do projeto.Planejamento

Figura 1 – Custos x benefícios x recursos

O que deve prevalecer, de fato, é a idéia de que buscar informações, estudar e analisar é mais importante do que somente adquirir novíssimas tecnologias ou sofisticados sistemas. A melhor tecnologia ou o sistema mais eficiente nunca serão melhores do que o projeto elaborado para utilizar esses recursos e oferecer a melhor performance. De qualquer forma, um projeto só deve ser iniciado se houver pessoal e condições de terminá-lo, ou seja, se não há condições de se custear as diversas etapas, o projeto não deve ser aprovado ou iniciado. Da mesma forma, se não houver profissionais que possam executar o que foi planejado deve-se aguardar o momento mais oportuno para iniciar o empreendimento.

Na maioria das vezes existe uma tendência de examinar um projeto como um todo, com um custo e benefício únicos. Entretanto, cada etapa rende seus próprios benefícios, acarreta seus próprios custos e, na mesma medida, exige recursos próprios. Então, torna-se necessário analisar cada um dos aspectos (custos, benefícios e recursos) individualmente (Figura 2). Esse processo de itenização do projeto relaciona-se com quatro motivos principais: primeiro, para apoiar a decisão de como cada etapa deve ser realizada; segundo, para determinar como essas etapas deverão ser implementadas; terceiro, para auxiliar na decisão do que antecipar, retardar e mesmo corrigir ou cancelar, de forma que o projeto ainda possa prosseguir mesmo com recursos menores; e quarto, para estimar os custos e benefícios totais obtidos com a implementação do projeto.

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Figura 2 – Itenização das etapas de um projeto

É sempre bom ter em mente que a informação é uma moeda de grande valor na atualidade e deve ser adequadamente tratada. Conhecer, pesquisar, analisar e planejar são os pilares que permitem a execução de um bom projeto de redes de comunicação e que deixam à vontade o profissional para conduzir, corrigir ou mesmo mudar os rumos do empreendimento. Neste momento, o planejamento pode evidenciar as situações em que o desejado e o realizado apresentam variações, permitindo identificar as atividades que saíram do caminho traçado originalmente e possibilitando ações que possam reconduzir o projeto ao rumo desejado.

Fonte: José Mauricio Santos Pinheiro

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